解决方案

解决方案概述

Summary of Solutions

◎ TOPSRM是以旨在改善与供应商合作关系，建立长久的企业与供应商合作机制的供应商关系管理系统。

◎ 系统采用SOA架构，以流程为驱动的业务平台，并将移动应用（APP、微信、条码枪等）广泛应用于系统各个环节；

◎ TOPSRM是面向供应链管理的全过程管理，用来改善企业在供应商管理各环节造成的信息壁垒、打通信息孤岛的系统；旨在改变原有的供应链管理模式，建立一套集企业、供应商、信息于一体的智能化供应链管理平台。

解决方案主要业务流程图

Solution Major Business Flow Chart

供应商管理

管理困惑

◎ 供应商编码与ERP系统不一致；
◎ 供应商资料不完整，资料发生变更时，没有及时进行更新，到期的供应商资料没有更新；
◎ 供应商资源匮乏，缺少各品类的备选供应商；
◎ 供应商引入不规范，全依赖管理员的责任心；
◎ 不同类别的供应商没有做详尽分析，没有引入计划，经常出现有订单才找供应商，导致生产断供；

解决方案

◎ TOPSRM对接ERP系统，实现编码和信息资料的一致性
◎ 供应商通过门户可以实现供应商在线注册，在线资料变更，实现供应商资料的严格一致
◎ 建立供应商资料库，将供应商分级分类，通过各种认证体系实现供应商级别的自动转移
◎ 供应商引入过程流程化，根据不同类别确定不同流程，规范管理
◎ 建立供应商分析体系，根据分析结果，建立供应商引入计划，需求同步至供应商门户，同时将引入计划与考核进行关联

我们是如何解决的

认证管理

管理困惑

◎ 不同品类所需认证不同，在认证选择上经常出错；
◎ 如何不同种类需要不同阶段的认证？
◎ 每种认证的流程该怎么走？需要谁对流程负责？
◎ 如何避免没有进行认证的材料流入入库和生产各环节？
◎ 认证信息如何实现与供应商的实时共享？

解决方案

◎ 将物料分类，根据不同物料种类控制走不同的认证流程
◎ 以流程为驱动，责任到人，将人找事的模式变化为“事找人”
◎ 通过流程控制，未经过认证的物料无法进入后续作业流程，避免人为错误风险
◎ 认证信息同步至供应商门户，供应商可以实时了解认证情况，降低沟通成本

我们是如何解决的

计划管理

管理困惑

◎ 战略性物资采购怎么决策？
◎ 同一物资不同部门的需求如何进行汇总采购？
◎ 服务类采购如何实现系统管控？
◎ 不同类别的申请，究竟该找谁做最终的决策？

解决方案

◎ TOPSRM将价格走势分析与采购计划相结合，通过价格决策分析自动转至采购计划进行战略采购；
◎ 打通ERP与SRM，将ERP的采购申请与SRM的采购申请实现信息同步，确保数据一致性;
◎ 实现需求汇总单，将不同部门的相同需求进行汇总采购，减少单据传递数量，保证数据的准确性；
◎ 采购需求、采购申请、采购计划自动与价格管理(询比价、招标、竞价、线下比价谈判)自动对接，简化操作实现数据的一致性（数据追溯）；
◎ 根据申请的类别不同、物料的种类、申请部门的不同自动判断审批流向，方便、快捷；

我们是如何解决的

绩效管理

管理困惑

◎ 供应商绩效考核数据整理复杂，难以考核
◎ 供应商考核都是手工打分，不同的人打不同项目的分数，数据分析困难
◎ 供应商考核的定量数据难统计，经常以最近3个月的数据作为年度数据来使用，失去公平性
◎ 不同类别的供应商考核项目不同，容易造成混淆
◎ 考核数据无法应用于实际供应商实际业务

解决方案

◎ 将供应商考核数据分为定量指标和定性指标，定量指标由系统自动计算，定性指标由人为打分确定
◎ 定量和定性指标分别有不同的权重，指标得分*权重得出指标得分
◎ SRM通过供应商历史交易数据自动计算定量指标，避免人为因素干扰打分
◎ 不同类别的供应商设定不同的考核模板，提升不同类别供应商考核的准确性
◎ 考核结果与供应商配额进行关联，实现供应商销售配额管理

我们是如何解决的

询比价采购

管理困惑

◎ 通过电话、邮件等进行询价，成本高、保密性差
◎ 询价确认价格后，招标办转至采购执行时，交接不清，造成不必要的沟通成本
◎ 线下比价时无法形成历史报价的数据保存，无法形成历史价格分析
◎ 不同询价人员有不同的询价标准，商务条款也不一致，无法形成有效的数据对比
◎ 手工资料查询困难，在订单审批时领导查询询比价记录困难

解决方案

◎ TOPSRM将采购申请、询比价单、价格磋商、合同订单进行关联，可以实现一键追溯
◎ 线上进行询比价，供应商线上报价，减少不必要的沟通成本，交易条款、交货条件、商务合同等一目了然
◎ 不同供应商线上报价无法互相了解信息，开标后可以由系统自动进行信息比对，形成价格比对表
◎ 服务类需求通过需求申请进行申请，保证数据的完整性
◎ 供应商的历史报价存在系统，可以进行历史查询
◎ 不开标时询价信息无法查询，较好的对信息进行保密

我们是如何解决的

招标采购

管理困惑

◎ 现场招标，较远的供应商不愿意参加
◎ 投标时，投标方因无法让所有相关人员去招标现场，因此无法举全力进行答疑
◎ N次报价时，容易造成报价内容泄露
◎ 专家打分后，统计人员进行统计，输入时易造成错误
◎ 质保金退还手续复杂，事后对保证金进行跟踪处理困难
◎ 招标过程无法全程记录，汇报审批时需要进行解释，事后无法查询

解决方案

◎ TOPSRM将请购、招标、授标、澄清、授标、合同全过程进行管理跟踪，审批时可以查询招标全过程
◎ 线上招标供应商不需要到现场，扩大了供应商的应标范围，降低了供应商成本，需要时，供应商可以让各方面的专家参与投标
◎ 线上报价，商务和技术分离，不开标无法进行单价查阅，避免单价泄露
◎ 系统采用专家评分制，减少人为干预，保证招标的公平公正
◎ 招标过程通过系统全面记录，包括：澄清记录，交流记录等，满足各级监管要求
◎ 保证金预警管理可以实时了解保证金的流向

我们是如何解决的

竞价采购

管理困惑

◎ 标准统一、价值较高的物料如何降低成本？
◎ 因为成本问题，外地供应商无法参与报价
◎ 报价过程及报价走势无法实时查询
◎ 质保金退还手续复杂，事后对保证金进行跟踪处理困难

解决方案

◎ TOPSRM内置竞价(反拍卖)模块，实现以价格为导向的物料采购
◎ 供应商线上参与竞价，降低供应商的差旅成本，增加参与的供应商范围
◎ 可以实时查看竞价时的价格走势；波动曲线图一目了然
◎ 保证金预警管理可以实时了解保证金的流向

我们是如何解决的

线下比价谈判

管理困惑

◎ 紧急采购、单一来源采购、零星采购无法进行招标、询比价
◎ 不同情况的采购走不同的审批流程，决策人不同
◎ 线下审批，时效性差，无法快速响应内部需求
◎ 数量小，种类多，手工作业困难

解决方案

◎ 系统设定线下比价谈判模式，通过流程自动汇总需求单，将需求单进行分发不同的供应商进行报价
◎ 供应商报价后，将价格和中标厂商进行报批，报批时系统自动进行历史价格和厂商进行分析，为领导提供决策支持
◎ 改变原有作业模式，将线下审批提升到线上审批，领导可以通过APP等进行审批；审批状况可以进行跟踪

我们是如何解决的

合同订单管理

管理困惑

◎ 没有合同模板，每个合同都是单独的模板，存在法律风险
◎ 不同合同不同人员签订，合同修改繁琐，无法形成修改痕迹核对
◎ 寻源数据无法与合同关联，数据重新填写，工作量大，容易出错
◎ 签订合同时与供应商多次往返，沟通成本大，在物流运输过程中，出现合同丢失现象
◎ 合同签订后手工录入ERP系统，无法保证数据的一致性
◎ 订单与合同无法形成有效的对应关系
◎ 合同多，哪些合同快要到期查询繁琐
◎ 合同执行状况查询困难

解决方案

◎ 设定条款库和合同模板库，合同签订时，根据表单填写内容自动套用模板，省时省力；合同拟定时无法修改合同模板内容，只能在线预览，避免人为修改造成审计风险
◎ 寻源业务直接触发合同拟定流程，寻源的基本数据和基本条款自动带入合同，减少重复输入，省时省力
◎ 供应商在线进行合同确认，确认没有问题后，在线打印盖章上传，合同物流信息实时记载，可以实时查询物流状况
◎ 合同签订后，自动与ERP进行对接，减少重复输入和输入错误的风险
◎ 合同台账可以查询合同的相关信息：寻源信息、合同信息、合同执行情况等，省时省力
◎ 即将到期的合同实时预警，避免遗漏

我们是如何解决的

收货管理

管理困惑

◎ 供应商送货时，送货单不规范，叫法不统一，收货员收货困难
◎ 收货员每天收货量大，录入ERP困难
◎ 收货时，如有异常需要多部门沟通，沟通没有时效性，沟通成本高
◎ 数量小，种类多，手工作业困难；配方保密级别高，物料的名称需要重新设定，如何进行保密
◎ 每天到货计划无法查询，收货没有计划性

解决方案

◎ 供应商网上送货，可以实时了解订单的执行情况；选择要送货的订单时，可以直接打印送货单，保证物料名称的一致性
◎ 收货员根据送货单进行物料点收，没有异常时直接点击确认，确认后通过接口直接写入ERP的到货单
◎ 收货员点收异常时，直接点击异常，系统自动转至采购专员和供应商进行确认，时效性高，异常处理完毕后，点击确认进入ERP的到货单
◎ 对于需要保密的物料，系统设定我司编号和对方编号的对照表，供方看到的是供方的资料，我方看到的是我方的资料，避免配方泄密
◎ 供应商可以通过门户提高送货计划，送货计划自动形成收货员的收货计划，提升收货员的计划性

我们是如何解决的

质量管理

管理困惑

◎ 供应商不了解公司检验标准，供应商的检验标准与公司标准不一致
◎ 供应商无法了解物料的检验情况
◎ 检验异常无法有效跟踪处理，事后检验异常跟踪困难
◎ 检验数据复杂，数据量大，统计分析困难

解决方案

◎ TOPSRM设定检验标准库，将检验标准与检验方法与供应商共享，确保检验标准的一致性
◎ 检验数据形成检验报告，供应商通过门户系统实时了解送货的物料检验状况
◎ 供应商改善报告与检验报告、到货单、采购订单进行关联，可以方便系统追溯
◎ 事后可以对检验结果进行统计分析，为供应商考核提供基础数据

我们是如何解决的

财务管理

管理困惑

◎ 保证金管理繁琐，交易量大，手工记录可追溯性差
◎ 供应商对账困难，每次对账耗费大量的时间和精力
◎ 供应商开票时经常碰到开票项目不对、订单号不对、金额不对等各种情况
◎ 涉及到有扣款或退货的情况，供应商无法及时了解相关情况，导致对账、付款等差异
◎ 做付款申请后，付款进度情况无法及时了解

解决方案

◎ 保证金预警管理可以实时了解保证金的流向
◎ 供应商对账单自动形成，供应商可以对明细账进行查询确认，避免数据不一致导致的差异
◎ 供应商在线开票申请，内部确认后再行开票，保证数据与入库信息的一致性
◎ 入库、退库、扣款、发票、付款等信息一目了然，实时了解明细信息，对账时可以实时查询
◎ 在线查询付款信息，实时了解付款进度，付款申请实时与ERP对接，保证信息的一致性

我们是如何解决的

样品管理

管理困惑

◎ 样品管理没有专门的样品库，摆放没有顺序
◎ 样品命名与物料命名没有规则可寻，核对困难
◎ 样品的借出和归还没有记录，样品丢失严重
◎ 不同厂家的签样不同，无法追溯

解决方案

◎ 设定签样库库管理，样品的状态通过库存即可查询
◎ 签样借用归还均通过借用、归还单来进行交接，逾期未归还的系统自动预警并计入考核
◎ 签样损坏或逾期后通过报废单进行报废，签样序号依然存在，可以进行追溯

我们是如何解决的

分析预警

管理困惑

◎ 数据量大，分析困难；
◎ 数据存在于多系统，数据无法进行有效汇总；
◎ 异常出现时无法及时发现，造成不必要的安全隐患，如：供应商签样到期后需要更新签样；

解决方案

◎ TOPSRM打通ERP、WMS等系统，实现实时的报表数据分析
◎ 体统提供多预警提示，当出现异常或超过设定值时，由系统自动预警，并通过邮件、微信、短信等多渠道进行通知
◎ 价格分析、合同执行状况分析等实时与业务数据进行对接，方便用户查询

我们是如何解决的